Un consejo para comunicarte, apuesta por lo sencillo
El chat es una forma de comunicación ágil, directa, sencilla y muy útil para resolver dudas, comparar datos concretos, o comentar puntos muy concretos… Slack, Spike o Hangouts Chat resuelven esta cuestión.
Y cuando el asunto a tratar requiere una conversación algo más extensa, opta por una reunión en remoto.
Busca la mejor opción para tu reunión en remoto
Si el objetivo es tratar brevemente un asunto sencillo entre dos o tres personas, quizás baste una llamada de teléfono. Pero si sois más, necesitáis compartir pantalla o la llamada es internacional, mejor optar por herramientas para reuniones en remoto.
Skype o Hangouts Meet son buenas alternativas. Ambas ofrecen, además, la posibilidad de contar con imagen. Pero no son las únicas.
Whereby, la antigua Appear.in, es ahora un pelín más complicada que antes, pero sigue siendo una interesante herramienta para teletrabajo.
Ahora es necesario registrarse para usarla y crear una sala. Y a la hora de optar entre esta u aplicaciones de teletrabajo debes tener en cuenta que la versión gratuita solo permite 4 personas por sala y 20 minutos de pantalla compartida.
Gestiona proyectos sin perderte en el email
¿Tienes una bandeja de entrada caótica, en la que se mezclan mails de proyectos distintos sin ningún orden? Tranquilo, porque tiene solución.
Si estás inmerso en distintos temas, empieza por colocar el email en un segundo plano. Y apuesta por herramientas de gestión de proyectos, especialmente diseñadas para casos como esos.
¿Cuáles? Por ejemplo, Asana o Trello son dos buenas opciones.
Asana está especialmente diseñada para facilitar el trabajo colaborativo y una comunicación clara y fluida.
Permite establecer proyectos distintos, diferenciados por colores. Y, dentro de cada uno de ellos crear y asignar tareas a miembros del equipo con una fecha de entrega. Además, en cada tarea pueden incluirse todos los materiales necesarios, independientemente del formato, y hacerlos visibles para todas las personas implicadas.
Trello es una herramienta más visual. Te permite organizar el trabajo en listas y verlo todo de un solo vistazo.
Optimiza el tiempo de teletrabajo
¿Cuánto tiempo dedicas a cada tarea?
Si trabajas para varios clientes o proyectos, contabilizar el tiempo dedicado a cada uno de ellos puede resultarte muy útil.
Y ahí es donde entra Toggl. Una sencilla herramienta a modo de cronómetro que te permite medir los tiempos y asignar cada medición a un trabajo.
De este modo sabrás cuánto tiempo facturar o tendrás claro si las tareas que te han encargado sobrepasan el tiempo que te pagan.
Evita distracciones y aumenta tu productividad
Por otro lado, la ‘técnica Pomodoro’ puede serte muy útil si no quieres perder la noción del tiempo o acabar procrastinando.
Se trata de cronometrar el tiempo en periodos de actividad de 25 minutos con entre 3 y 5 minutos de descanso entre uno y otro y pausas más largas cada cuatro bloques de actividad.
Existen distintas herramientas para ponerla en práctica. La web ‘Pomodoro tracker’ es una de las más sencillas.
Además, te permite adaptar los intervalos de tiempo a tus necesidades y la dificultad de la tarea.
Apuesta por el soporte colaborativo
Aplicaciones de teletrabajo como Groove o Chrysalis permiten dar respuesta a clientes o usuarios a varias personas a la vez desde distintos puntos del globo.
¿Por cuál inclinarse? Groove es perfecto para la atención vía email y Chrysalis está más enfocado a redes sociales.
De hecho ya hablamos de ella como una de las herramientas de gestión de social media más utilizadas en atención al cliente.
¿Por qué? Permite etiquetar, clasificar y derivar a distintos equipos una gran cantidad de mensaje, garantizando que los usuarios sean atendidos por profesionales especializados en el ámbito de su consulta.
Trello
Organización ante todo. Esta herramienta, disponible en web y móvil, permite organizar las tareas, asignar responsabilidades y las fechas de entrega. Cada componente del equipo conoce su labor y deja constancia cuando ha terminado la misma.
Trello también permite al usuario controlar y personalizar su ‘dashboard’ a su gusto.
Slack
Ideal para la comunicación interna y en tiempo real. La aplicación integra el correo electrónico, un chat y la posibilidad de hacer vídeollamadas con cualquier miembro del equipo o con el conjunto en sí.
Una de las ventajas de Slack es la decente capacidad de almacenamiento de archivos y documentos en su versión gratuita.
Sesame
Una herramienta para estar al tanto de la jornada laboral de cada trabajador. Permite “fichar” desde el móvil o el ordenador, informando a la empresa del tiempo destinado al trabajo y desde qué parte del mundo se está realizando.
Sesame también funciona en tiempo real.
Quip
Una especie de Google Drive para crear, editar y comentar documentos en modo compartido. La novedad de Quip está en que cuenta con un sistema de mensajería instantánea y que la edición del documento se puede realizar desde cualquier tipo de dispositivo
Loomio
El trabajo en remoto viene de la mano con el horario flexible. Genial para nosotros, pero hay que tener en cuenta que nuestros compañeros de proyecto también cuentan con esa ventaja.
Loomio reduce el tiempo en la presentación de propuestas y la toma de decisiones intentando hacer coincidir el horario de todo el equipo y mediante un sistema de votación sencilla para llegar a un acuerdo común.
Tinypulse
Simple pero importantísima herramienta que recoge la opinión personal —y anónima— de cada trabajar sobre su satisfacción mediante su trabajo, el equipo o la manera en que la empresa está gestionando los objetivos a tratar.
Tinypulse será de mucha ayuda para conocer la motivación de la plantilla que trabaja en remoto, ya que no se interactúa con ellos de manera personal.
Wunderlist
Otra sencilla aplicación diseñada para el orden. Funciona como una agenda personal o del equipo con un ‘checklist’ de tareas a realizar para después ir tachándolas conforme se hayan terminado. Ideal para objetivos a corto plazo o lista de tareas diarias.
La lista de tareas de Wunderlist también permite asignar una alarma a cada una de ellas.